Корпоративная почта: как правильно создать
Правила создания корпоративной почты
Корпоративная электронная почта прикреплена к домену сайта компании. Например, фирма называется "Ромашка" и у нее есть сайт "romashka.ru". Если присоединить к нему почтовый сервис, то компания получит адреса электронной почты типа "логин @romashka.ru". Это позволяет выделить контакты компании. Если использовать стандартные почтовые сервисы, то почта будет называться "логин @yandex.ru".
Использование корпоративной почты повышает статус компании. Она упрощает работу с клиентами. Письма будут сразу приходить в нужный отдел и уменьшается риск того, что они потеряются. Если вам нужно настроить корпоративную почту, то обращайтесь к нам: мы занимаемся ИТ-аутсорсингом и выполняем проекты любой сложности.
Что учитывать при создании корпоративной почты
Первое правило — правильное построение структуры. У каждого подразделения или филиала должен быть свой адрес электронной почты. Адреса собирают в один список и добавляют на сайт компании в раздел "Контакты". Так клиентам будет проще разобраться, куда и к кому им обращаться.
Второе правило — обезличенность единичной должности. Если в компании один главный бухгалтер, то не стоит создавать ему почту с фамилией и именем в названии. Лучше указать должность. У этого решения есть несколько плюсов:
- новый работник получит доступ к старой переписке;
- контрагенты не заметят изменений в кадрах;
- сотрудникам не придется запоминать новый адрес почты.
При выборе названия нужно учитывать специфику работы компании. Например, если она ориентирована на российский рынок, то не все слова могут легко запоминаться. Так, вместо английского "lawyer" можно использовать "urist" — так люди будут понимать, к кому обращаются. Не каждый знает, что "lawyer" переводится как "юрист".
Третье правило — один принцип формирования названия ящиков для типовых должностей. Например, в отделе продаж работает 7 менеджеров. Если каждый будет называть почту на свое усмотрение, то другим сотрудникам будет сложно запоминать адреса. Проще, когда они построены по одному принципу. Например, фамилия и первая буква имени.
Четвертое правило — не создавайте почту просто ради того, чтобы она была. Подумайте, нужно ли ее делать и какую пользу она принесет компании. Если список "за" большой, то создавать корпоративную почту нужно, если нет - лучше обойтись без нее.
Мы можем помочь не только с ай-ти-проектами. Наши мастера делают ремонт компьютеров.